外国人社員の給与計算・勤怠管理｜労務ソフトの選び方｜HR Software Japan
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外国人社員を採用すると、給与計算そのものが日本人社員と別制度になるわけではありません。一方で、氏名の表記、在留資格、在留期間、就労できる業務、母国語での説明など、会社が一緒に管理したい情報は増えます。
給与担当者がExcel、紙のタイムカード、在留カードのコピーを別々に管理していると、更新時期の見落としや転記ミスが起きやすくなります。人数が少ないうちは回っていても、採用が続くと急に負担が重くなる部分です。
この記事では、外国人社員を雇用する事業主・人事担当者に向けて、給与計算と勤怠管理の基本、クラウド労務ソフトを選ぶポイント、在留期限管理で気をつけたいことを整理します。HR Software Japanを比較するときは、機能の多さだけでなく、自社の雇用形態と担当者の運用に合うかを見てください。
外国人社員の給与・勤怠管理で最初に整理すること
日本人社員と共通する手続き、追加で管理する情報を分ける
外国人であっても、日本の事業所で労働者として働く場合は、労働時間、残業、賃金支払いなどの基本的な労務管理が必要です。社会保険の適用事業所で加入要件を満たす場合、国籍だけを理由に対象外になるものではありません。
そのうえで会社は、在留カードの氏名、生年月日、国籍・地域、在留資格、在留期間満了日、資格外活動許可の有無などを確認します。雇用保険の対象となる外国人については、雇入れ・離職時の外国人雇用状況の届出も必要です。
給与データと在留情報は目的が異なります。すべてを一つの画面に押し込むより、「給与計算に使う項目」「就労可否を確認する項目」「更新時期を知らせる項目」を分けて設計すると、担当者が迷いにくくなります。
氏名・住所・振込口座の表記ルールを決める
外国人社員は、在留カード、住民票、銀行口座で氏名の表記が異なることがあります。アルファベットの大文字・小文字、ミドルネーム、スペース、通称名などです。システムの文字数上限が短いと、途中で氏名が切れることもあります。
入社時に、どの公的書類を基準に登録するかを決めておきましょう。給与明細上の表示名と、行政手続きに使う正式氏名を別項目で保持できるかも確認したいところです。銀行振込データは金融機関側の文字制限があるため、テストデータでの確認が安心です。
在留資格は「職務内容」とセットで確認する
在留資格の名称だけを登録して終わりにすると、配置転換や職務変更に気づきにくくなります。たとえば技術・人文知識・国際業務で採用した社員の担当業務を大きく変える場合、新しい仕事が現在の在留資格に含まれるかを確認する必要があります。
給与・労務ソフトは期限の通知には役立ちますが、就労できる業務範囲を法的に判断するものではありません。採用時と異動時には、雇用契約書、職務記述書、組織上の役割を一緒に確認してください。
給与計算で起きやすい実務上のつまずき
勤怠の締め日と給与計算の確定日が近すぎる
勤怠の承認が遅れれば、残業代や欠勤控除の計算も遅れます。シフト勤務、複数拠点、直行直帰がある職場では、誰がいつまでに修正し、上長がいつ承認するかを明文化しておくことが大切です。
外国人社員だけ特別な締め日にする必要はありません。ただし、画面や申請理由が日本語だけでは理解しにくい場合があります。短い英語の手順書や、実際の画面を使った説明があると運用しやすくなります。
社会保険・雇用保険の加入判断を国籍で分けてしまう
厚生年金保険・健康保険は、外国人であっても適用事業所に常用的に使用されるなど、加入要件を満たせば原則として対象です。雇用形態や所定労働時間などで判断し、国籍だけで分けないようにします。
雇用保険、所得税、住民税も、雇用条件や居住者・非居住者の区分によって扱いが変わります。給与ソフトの初期設定をそのまま使うのではなく、税理士、社会保険労務士などの専門家へ確認すべき範囲を社内で決めておくと安全です。
在留期限と雇用契約の終了日を混同する
有期雇用契約の終了日と在留期間満了日は別の情報です。契約更新の意思確認が済んでいても、在留期間更新の準備が遅れると勤務継続に影響する可能性があります。反対に、在留期間が残っていても雇用契約が自動的に更新されるわけではありません。
それぞれに通知日を設定し、担当者も分けておきましょう。たとえば在留期間満了の3〜4か月前に人事へ通知し、本人への確認、必要書類の収集、申請準備を始める流れが考えられます。実際の申請可能時期や必要書類は、本人の状況と最新の案内を確認してください。
HR Software Japanを選ぶ7つの基準
1．給与・勤怠・労務手続きが連携するか
打刻した時間を毎月CSVで加工して給与ソフトへ入れる運用では、列ずれや転記ミスが起きやすくなります。勤怠確定から給与計算、明細配付、年末調整までの流れを確認してください。
すでに勤怠システムを導入している会社は、無理に入れ替える必要はありません。API連携やCSV取込の仕様が合うなら、給与部分だけを導入した方が現場の抵抗が少ない場合もあります。
2．在留期限・契約期限のアラートがあるか
外国人雇用では、在留期限を一覧で把握し、事前に通知できる機能が実務に役立ちます。通知先を複数設定できるか、何日前に知らせるかを変更できるか、更新後の履歴を残せるかを確認しましょう。
弥生給与 Nextには、有期雇用・在留期限のアラート機能が案内されています。ただし、利用できる機能は契約プランや提供時期で変わる可能性があります。
3．社員が使う画面のわかりやすさ
管理者画面が高機能でも、社員が打刻や申請を迷うと修正作業が増えます。スマートフォン対応、ボタンの配置、申請状況の見え方を無料体験などで試してください。
多言語対応がない場合でも、画面が簡潔であれば短いマニュアルで補えることがあります。逆に、複雑な日本語入力が多い運用では、説明コストを見込む必要があります。
4．雇用形態・シフトに対応できるか
正社員、契約社員、アルバイトが混在する職場では、所定労働時間、休憩、深夜勤務、変形労働時間制などの設定を確認します。資格外活動許可の範囲で働く留学生などは、就労時間の管理が特に重要です。
システムの警告だけに頼らず、管理者が週単位・月単位で確認するルールも残してください。
5．電子申請・帳票作成をどこまで任せられるか
入社・退社、社会保険、雇用保険、年末調整など、どの手続きに対応するかはサービスごとに差があります。弥生の公式案内では、労務関連で120種類以上の届出書・申請書への対応が示されていますが、対象手続きや電子申請の範囲は契約前に確認してください。
6．権限設定とセキュリティが自社に合うか
給与と在留情報は、閲覧範囲を広げすぎないことが大切です。拠点長には勤怠だけ、人事には在留期限、給与担当者には支給控除を見せるなど、役割別に設定できるかを確認します。
退職者アカウントの停止、操作履歴、二要素認証、データの保存・出力方法も比較項目です。
7．サポートとデータ移行に無理がないか
導入時に最も時間がかかるのは、過去データの整理と初期設定です。電話・チャット・メールのサポート範囲、初期設定支援、既存データの取込形式を確認しましょう。
数年後にサービスを変更する可能性もあります。従業員情報、勤怠、給与台帳を一般的な形式で出力できるかも見ておくと、乗り換えの負担を抑えやすくなります。
※料金、機能、対応手続き、成果条件は変更される可能性があります。契約・申込み前に各社の公式サイトで最新情報をご確認ください。
弥生給与 Nextが向いている会社・向かない会社
弥生給与 Nextは、給与計算だけでなく、勤怠管理、年末調整、社会保険・労働保険の手続きを一つの流れで管理したい中小企業に検討しやすいサービスです。在留期限アラートが用意されている点も、外国人社員を雇用する会社には相性があります。
一方で、海外法人を含むグローバル給与を一元管理したい会社、高度な人事評価・配置シミュレーションまで求める会社、従業員画面の完全な多言語対応が必須の会社には合わない場合があります。複雑な勤務体系がある場合も、無料体験中に実際のシフトで確認してください。
サービスを選ぶときは、「できる機能」よりも「毎月、担当者と社員が迷わず使えるか」を重視した方が長く続きます。
マネーフォワード クラウドが向いている会社・向かない会社
マネーフォワード クラウドは、会計、給与計算、勤怠管理などのバックオフィス業務を連携して管理したい会社に検討しやすいサービスです。経理と労務で同じデータを何度も入力している場合や、会社の成長に合わせて必要な機能を追加したい場合は比較候補になります。
一方で、在留期限の専用アラートを最優先する会社、外国人社員向けの完全な多言語画面が必要な会社、すでに会計・勤怠システムが定着していて移行負担が大きい会社には合わない場合があります。既存システムとの連携範囲や料金は、申込み前に最新情報を確認してください。
導入前に行う5つのステップ
1．現在の作業を一覧にする
打刻、休暇申請、残業承認、給与計算、明細配付、社会保険、年末調整、在留期限確認を時系列で並べます。担当者、締切、使っているExcelや紙も書き出してください。
2．外国人社員のデータを整える
正式氏名、表示名、住所、在留資格、在留期間満了日、就労制限の有無、雇用契約期間を確認します。在留カードの情報は、閲覧できる担当者を限定します。
3．必要な機能と不要な機能を分ける
「在留期限アラートは必要」「人事評価は今は不要」のように整理します。全部入りのプランが自社に最適とは限りません。
4．1つの部署で試す
少人数で1〜2回の給与計算を並行運用し、打刻漏れ、承認、振込データ、明細表示を確認します。本番移行日は、年末調整や繁忙期を避けた方が対応しやすいでしょう。
5．在留資格の確認フローを別に定める
ソフトの期限通知を受けた後、誰が本人へ連絡し、誰が職務内容を確認し、いつ専門家へ相談するかを決めます。通知が届くだけでは、更新手続きは完了しません。
在留資格の変更・更新は行政書士へ相談できます
外国人社員の職務変更、転職後の採用、在留期間更新では、雇用契約と実際の業務内容の整合性が重要です。給与ソフトに在留期限を登録しても、在留資格の適合性まで確認されるわけではありません。
ミツノブ行政書士事務所では、外国人社員の在留資格変更、在留期間更新、企業側の必要書類整理についてご相談を受けています。採用後に慌てないためにも、職務内容を変更する段階や、更新時期が近づく前にお気軽にお問い合わせください。
よくある質問
Q．外国人社員だけ別の給与ソフトが必要ですか？
A．通常は、外国人社員だけを別システムに分ける必要はありません。氏名表記、在留期限、英語での説明などを補えるかを確認し、日本人社員と共通の仕組みで管理する方が集計しやすいケースが多いです。
Q．在留期限アラートがあれば期限管理は十分ですか？
A．アラートは見落とし防止に役立ちますが、それだけでは十分とはいえません。通知後の連絡、書類収集、職務内容の確認、申請予定日まで社内フローに含めてください。
Q．給与明細は英語で出す必要がありますか？
A．法律上の扱いだけでなく、本人が支給額・控除額を理解できる説明が重要です。システムが英語表示に対応しない場合は、主要項目の対訳表や説明資料を用意する方法があります。
Q．留学生アルバイトの勤怠で注意することは何ですか？
A．資格外活動許可の有無と就労時間を確認します。長期休業期間などで扱いが異なる場合もあるため、本人の在留カード・許可内容と最新の制度案内を確認してください。
Q．給与ソフトで在留資格の変更要否を判断できますか？
A．判断できません。ソフトは情報管理や通知を支援するものです。職務内容が変わるとき、転職者を採用するとき、現在の在留資格で対応できるか不明なときは、出入国在留管理庁の案内や行政書士などの専門家へ確認してください。
参考情報
執筆・監修
ミツノブ行政書士事務所
行政書士・宅地建物取引士 松田充正
本記事は一般的な情報提供を目的としています。個別の在留資格・雇用手続きの結果を保証するものではありません。
